KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE KORUNMASI POLİTİKASI

BİTLİS EĞİTİM VE TANITMA VAKFI
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE KORUNMASI
POLİTİKASI

1.GİRİŞ VE POLİTİKA’NIN HAZIRLANMA AMACI

Vakfımız Bitlis Eğitim ve Tanıtma Vakfı (Bundan böyle “BETAV” veya “Vakıf” olarak ifade edilecektir) olarak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun (bundan böyle ‘’KVK Kanunu’’ olarak ifade edilecektir) ve ilgili mevzuat uyarınca kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi ve korunmasına azami önem veriyor ve tüm planlama ve faaliyetlerimizde bu özenle hareket ediyoruz. Bu bilinçle, gerek Kanun’un 10. maddesi kapsamında aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmek gerekse kişisel verilerin işlenmesi ve korunması kapsamında aldığımız tüm idari ve teknik tedbirleri bildirmek adına işbu Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası’nı (“Politika”) sizlerin bilgisine sunmaktayız.

2.POLİTİKA’NIN AMACI  ve KAPSAMI

İşbu Politika’nın temel amacı, hukuka ve Kanun’un amacına uygun olarak kişisel verilerin işlenmesi ve korunmasına yönelik sistemler konusunda açıklamalarda bulunmak, bu kapsamda Öğrenci, Aday Öğrenci, Veli, Aday Öğrenci Velisi, Mezunlar başta olmak üzere kişisel verileri Vakfımız tarafından işlenen kişileri bilgilendirmektir. Bu şekilde Vakfımız tarafından gerçekleştirilen kişisel verilerin işlenmesi ve korunması faaliyetlerinde mevzuata tam uyumun sağlanması ve kişisel veri sahiplerinin kişisel verilere dair mevzuattan kaynaklanan tüm haklarının korunması hedeflenmektedir. Söz konusu kişisel veri sahiplerine ilişkin detaylı bilgilere işbu Politika’nın EK 2 (“EK 2- Kişisel Veri Sahipleri”) dokümanından ulaşılması mümkündür.

3. TANIMLAR VE KISALTMALAR

4. GÖREV VE SORUMLULUKLAR

BETAV’ın verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiler veri işleyen olarak kabul edilecektir. Kişisel verilerin BETAV adına başka bir gerçek veya tüzel kişi tarafından işlenmesi halinde ise veri sorumlusu olarak BETAV ile veri işleyen kişiler tedbirlerin alınmasında müştereken sorumlu olurlar. BETAV, veri sorumlusu olarak, kendisi ile kişisel verilerini paylaşan ilgili kişilere sağladıkları güvenin; hizmet sağlayıcı, Ekined Eğitim Bilişim Danışmanlık İç ve Dış Ticaret Sanayi Limited Şirketi (“E-Bursum.com”)  tarafından da aynı şekilde sürdürülmesinin sağlanması için periyodik olarak, veri işleyenlerin işbu politika uyumunu denetler.

5.KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN HUSUSLAR

5.1.Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması

Vakfımız, mevzuata uygun olarak özellikle KVKK m.12 gereğince kişisel verilerin hukuka uygun olarak açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerde meydana gelebilecek güvenlik eksikliklerini önlemek için korunacak verinin niteliğine göre gerekli tedbirlerini almaktadır. Bu kapsamda Vakfımız, Kurul tarafından yayımlanmış olan rehberlere uygun olarak Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri bizzat  yapmakta  ve  ihtiyaç halinde  destek  almak  suretiyle yaptırmaktadır. Bu  denetim sonuçlarına  göre,  tespit  edilen  ihlaller,  olumsuzluklar  ve  uygunsuzluklar  yönetim kuruluna  bildirilmekte  ve  yönetim kurulu  bu  hususlar  nezdinde  gereken  tedbirleri almaktadır.

5.1.1.Kişisel Verilerin Hukuka Uygun Olarak İşlenmesini Sağlamak İçin Alınan İdari ve Teknik Tedbirler

Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak için Alınan İdari Tedbirler:

Vakfımız tarafından kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için alınan başlıca idari tedbirler şunlardır;

• Çalışanlar, kişisel verilerin korunması hukuku ve kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi konusunda bilgilendirilmektedir.
• Vakfımızın yürütmüş olduğu tüm faaliyetler detaylı olarak tüm iş birimleri özelinde analiz edilerek, bu analiz neticesinde ilgili iş birimlerinin gerçekleştirmiş olduğu faaliyetler özelinde kişisel veri işleme faaliyetleri ortaya konulmakta, bu faaliyetlerin 6698 Sayılı Kanunun aradığı kişisel veri işleme şartlarına uygunluğun sağlanması için yerine getirilecek olan gereklilikler belirlenmekte, belirlenen hukuksal uyum gerekliliklerinin sağlanması için ilgili iş birimleri özelinde farkındalık yaratılmakta ve uygulama kuralları belirlenmekte; bu hususların denetimini ve uygulamanın sürekliliğini sağlamak için gerekli idari tedbirler Vakıf içi politikalar ve bilgilendirmeler yoluyla hayata geçirilmektedir.
• Vakfımız ile çalışanlar arasındaki hukuki ilişkiyi yöneten sözleşme ve belgelere, Vakıf talimatları ve kanunla getirilen istisnalar dışında, kişisel verileri işlememe, ifşa etmeme ve kullanmama yükümlülüğü getiren kayıtlar konulmakta ve bu konuda çalışanların farkındalığı yaratılmakta ve denetimler yürütülmektedir.
• Kişisel verilerin aktarıma konu olduğu durumlarda, Vakfımız kişisel verilerin aktarıldığı kişiler ile akdedilmiş sözleşmelere, kişisel verilerin aktarıldığı tarafın veri güvenliğini sağlamaya yönelik yükümlülükleri yerine getireceğine ilişkin kayıtlar eklemekte, bu kapsamda, aktarılan tarafın kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli her türlü tedbiri alacağı ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlerin uygulanmasını temin edeceği taahhüt altına alınmaktadır.

Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak için Alınan Teknik Tedbirler:

Vakfımız tarafından kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için alınan başlıca teknik tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

• Vakfımız bünyesinde gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri kurulan ve gerektiğinde güncellenen teknik sistemlerle denetlenmektedir.
• Alınan teknik önlemler periyodik olarak Kurum tarafından belirlenen denetim ve güvenlik mekanizması tarafından denetlenmektedir.
• Güvenliğin temini için gerekli yazılım ve sistemler kurulmaktadır.

5.1.2.Kişisel Verilerin Hukuka Aykırı Erişimini Engellemek İçin Alınan İdari ve Teknik Tebdirler

a.İdari tedbirler.

BETAV tarafından kişisel verilerin hukuka aykırı erişimini engellemek için alınan başlıca idari tedbirler şu şekildedir;

• Çalışanlar, kişisel verilere hukuka aykırı erişimi engellemek için alınacak teknik tedbirler konusunda bilgilendirilmekte, Çalışanların, öğrendikleri kişisel verileri KVK Kanunu hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamayacağı ve işleme amacı dışında kullanamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonra da devam edeceği konusunda bilgilendirilmekte ve bu doğrultuda kendilerinden gerekli taahhütler alınmaktadır.
• BETAV tarafından kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı kişiler ile akdedilen sözleşmelere; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlayacağına ilişkin hükümler eklenmektedir.
• Alınan teknik önlemler periyodik olarak Vakıf tarafından belirlenen denetim ve güvenlik mekanizması tarafından denetlenmektedir.

b. Teknik tedbirler

BETAV tarafından kişisel verilerin hukuka aykırı erişimini engellemek için alınan başlıca teknik tedbirler şu şekildedir;

• Teknolojideki gelişmelere uygun teknik önlemler alınmakta, alınan önlemler periyodik olarak güncellenmekte ve yenilenmektedir.
• İş birim bazlı belirlenen hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak erişim ve yetkilendirme teknik çözümleri devreye alınmaktadır.
• Alınan teknik önlemler periyodik olarak Kurum tarafından belirlenen denetim mekanizması tarafından denetlenmekte olup, risk teşkil eden hususlar yeniden değerlendirilerek gerekli teknolojik çözümler üretilmektedir.
• Virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar kurulmaktadır.

5.1.3.Kişisel Verilerin Güvenli Ortamlarda Saklanması

Kişisel Verilerin Güvenli Ortamlarda Saklanması için Alınan İdari Tedbirler

Vakıf tarafından kişisel verilerin güvenli ortamlarda saklanması için alınan başlıca idari tedbirler şu şekildedir;

• Çalışanlar, kişisel verilerin güvenli bir biçimde saklanmasını sağlamak konusunda bilgilendirilmektedirler.
• Vakıf tarafından kişisel verilerin saklanması konusunda teknik gereklilikler sebebiyle dışarıdan bir hizmet alınması durumunda, kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı ilgili firmalar ile akdedilen sözleşmelere; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlanacağına ilişkin hükümlere yer verilmektedir.

Kişisel Verilerin Güvenli Ortamlarda Saklanması için Alınan Teknik Tedbirler

Vakıf, tarafından kişisel verilerin güvenli ortamlarda saklanması için alınan başlıca teknik tedbirler şu şekildedir;

• Kişisel verilerin güvenli ortamlarda saklanması için teknolojik gelişmelere uygun sistemler kullanılmaktadır.
• Saklanma alanlarına yönelik teknik güvenlik sistemleri kurulmakta, alınan teknik önlemler periyodik olarak Vakfımız tarafından belirlenen denetim mekanizması tarafından denetlenmekte, risk teşkil eden hususlar yeniden değerlendirilerek gerekli teknolojik çözüm üretilmektedir.
• Kişisel verilerin güvenli bir biçimde saklanmasını sağlamak için hukuka uygun bir biçimde tüm gerekli altyapılar kullanılmaktadır.

5.1.4.Kişisel Verilerin Korunması İçin Alınan Güvenlik Tedbirlerinin Denetiminin Sağlanması

Vakfımız, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, kendi bünyesinde gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır. Bu denetim sonuçları, Kurumun iç işleyişi kapsamında yeniden değerlendirilmekte ve alınan tedbirlerin iyileştirilmesi için gerekli faaliyetler yürütülmektedir.

5.1.5.Kişisel Verilerin Yetkisiz Bir Şekilde İfşasının Gerçekleşmesi Durumunda Alınacak Tedbirler

Vakfımızın işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak yetkisiz kimseler tarafından elde edilmesi durumunda, vakit kaybetmeksizin durum KVK Kurulu’na ve ilgili veri sahiplerine bildirilecektir.

5.2.Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması

Vakfımız tarafından, Kanun ile özel nitelikli olarak belirlenen ve hukuka uygun olarak işlenen kişisel verilerin korunması kapsamında kişisel verilerin korunması için alınan teknik ve idari tedbirler, özel nitelikli kişisel veriler bakımından uygulanmaktadır ve gerekli denetimler sağlanmaktadır.

5.3. İş Birimlerinin Kişisel Verilerin Korunması Ve İşlenmesi Konusunda Farkındalıklarının Arttırılması Ve Denetimi

Vakfımız, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve kişisel verilerin muhafazasını sağlamak hususunda gerekli farkındalığı yaratmaya yönelik çalışmalar yapmakta, gerekli eğitimlerin düzenlenmesini sağlamaktadır.

5.4.İş Ortakları ve Tedarikçilerinin Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Konusunda Farkındalıklarının Arttırılması ve Denetimi

Vakfımız, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlenmesi, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlenmesi ve verilerin muhafazasını sağlamaya yönelik farkındalığın artırılması için iş ortaklarına gerekli bilgilendirmeler yapmaktadır. İş ortaklarıyla kurum arasında akdedilen sözleşme, protokol ve gizlilik anlaşmalarında KVK mevzuatı kapsamında gerekli olan uyarılara ve ikazlara atıf yapılmaktadır.

6. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNDE UYGULANACAK İLKELER

BETAV,  KVK  Kanunu’nun  4.  maddesi  doğrultusunda  işbu  Politika  kapsamında  kalan  kişisel  verileri  aşağıdaki ilkelere uygun işleyeceğini kabul etmektedir.

6.1.Hukuka Ve Dürüstlük Kuralına Uygun Kişisel Veri İşleme

BETAV, veri sorumlusu  sıfatı  ile  Anayasa  ve  KVK  Kanunu  başta  olmak  üzere yürürlükte olan  ve  yürürlüğe  girecek  olan tüm mevzuat  hükümlerine  uygun  olarak  ve  Medeni  Kanun’un  2. maddesi ile öngörülen dürüstlük kuralına uygun bir biçimde kişisel veri işleme faaliyetlerini yürütmektedir. Bu çerçevede kişisel veriler, Vakfımızın faaliyetlerinin gerektirdiği ölçüde ve bunlarla sınırlı olarak işlenmektedir.

6.2.Kişisel Verilerin Doğruluk Ve Güncelliğini Sağlama

BETAV, kişisel verilerin işlendiği süre boyunca doğru ve güncel olması için gerekli önlemleri almakta ve belirli sürelerle kişisel verilerin doğruluğunun ve güncelliğinin sağlanmasına ilişkin idari ve teknik mekanizmaları kurmaktadır.

6.3.Belirli, Açık Ve Meşru Amaçlarla İşleme

BETAV, kişisel veriler hukuka uygun olarak işlemekte olup, kişisel verilerin işlenme amaçlarını açıkça ortaya koymakta ve yine faaliyetleri doğrultusunda bu faaliyetlerle bağlantılı amaçlar kapsamında işlemektedir.

6.4.Kişisel Verileri İşlendikleri Amaç İle Bağlantılı, Sınırlı Ve Ölçülü Olarak İşleme

BETAV tarafından, kişisel veriler işlenme amaçları ile bağlantılı ve sınırlı olarak ve bu amacın gerçekleşmesi için gerektiği ölçüde işlenmektedir. Bu kapsamda verilerin işlenme amacı ile ilgili olmayan ve ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınılmaktadır.

6.5.İlgili Mevzuatta Öngörülen Veya İşlenme Amacının Gerektirdiği Süre İle Sınırlı Olarak İşleme

Kişisel veriler, ilgili mevzuat hükümleri ile öngörülen süreler doğrultusunda veya verilerin işlenme amacının gerektirdiği süre boyunca muhafaza edilmektedir. Mevzuat hükümleri ile öngörülen sürenin sonunda veya verilerin işlenme amacının gerektirdiği sürenin sonunda kişisel veriler BETAV tarafından silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

7.KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI POLİTİKASI

7.1.Kişisel Verilerin Aktarılması

BETAV, gerekmesi halinde hukuka uygun olan kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemlerini alarak kişisel veri sahibinin kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel verilerini üçüncü kişilere aktarabilmektedir. Vakfımız bu doğrultuda Kanun’un 8.maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir.  Ayrıntılı bilgiye işbu Politika’nın EK 4 (“EK 4- Vakfımız Tarafından Kişisel Verilerin Aktarıldığı Üçüncü Kişiler ve Aktarılma Amaçları”) dokümanından ulaşılabilir.

Kişisel verilerin aktarılmasının sebepleri şunlardır;

– Kişisel verilerin aktarılmasına ilişkin ilgili faaliyetlerin kanunlarda açıkça öngörülmesi,

– Sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili ve gerekli olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verinin aktarılmasının gerekli olması,

– Vakfımızın hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için kişisel verilerin aktarılmasının zorunlu olması,

– Kişisel verilerin,veri sahibi tarafından alenileştirilmiş olması şartıyla, alenileştirme amacıyla sınırlı bir şekilde Vakfımız tarafından aktarılması,

– Kişisel verilerin Vakıf tarafından aktarılmasının Vakıf’ın veya veri sahibinin veya üçüncü kişilerin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,

– Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Vakıf meşru menfaatleri için kişisel veri aktarımı faaliyetinde bulunulmasının zorunlu olması.

Tüm bunların yanında kişisel veriler, yukarıdaki şartlardan herhangi birinin bulunması halinde ve gerekli olması durumunda Vakfımız tarafından; Kurul tarafından yeterli korumaya sahip olduğu ilan edilen yabancı ülkelere (“Yeterli Korumaya Sahip Yabancı Ülke”) veya yeterli korumanın bulunmaması halinde Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt ettiği ve KVK Kurulu’nun izninin bulunduğu yabancı ülkelere (“Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülke”) kişisel veriler aktarılabilecektir. Vakfımız, bu doğrultuda KVK Kanunu’nun 9. maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir.

7.2.Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Aktarılması

Vakfımız tarafından gerekli özen gösterilerek; işbu Politika’da belirtilen ilkelere uygun olarak ve Kurul tarafından belirlenen önlemler de dahil her türlü idari ve teknik tedbir alınarak, aşağıdaki şartların varlığı halinde aktarılabilecektir:

• Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler (ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler), kanunlarda açıkça öngörülmesi diğer bir ifade ile ilgili kanunda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması halinde veri sahibinin açık rıza aranmaksızın işlenebilecektir. Aksi halde veri sahibinin açık rızası alınacaktır.
• Sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler, kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından açık rıza aranmaksızın işlenebilecektir. Aksi halde veri sahibinin açık rızası alınacaktır.

Tüm bunların yanında kişisel veriler, yukarıda şartlardan herhangi birinin bulunması halinde Yeterli Korumaya Sahip veya Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülkelere aktarabilecektir.

8.KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN HUSUSLAR

       8.1.Kişisel Verilerin İşlenmesi Şartları

Kanun’da sayılan istisnalar dışında, Vakfımız ancak veri sahiplerinin açık rızasını temin etmek suretiyle kişisel veri işlemektedir. Kanun’da sayılan aşağıdaki hallerin varlığı durumunda ise, veri sahibinin açık rızası olmasa dahi kişisel veriler işlenebilmektedir:

• Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
• Veri sahibinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
• Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

       8.2.Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi Şartları

Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemlerin alınması şartıyla özel nitelikli kişisel veriler, veri sahiplerinin açık rızası olmaksızın işlenmemektedir. Ancak, sağlık ve cinsel hayat ile ilgili veriler dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hallerde veri sahibinin açık rızası olmaksızın işlenebilmektedir.

Sağlık ve cinsel hayata ilişkin veriler ise yeterli önlemlerin alınması şartıyla ve aşağıda sayılan sebeplerin varlığı halinde açık rızası alınmaksızın işlenebilmektedir:

• Kamu sağlığının korunması,
• Koruyucu hekimlik,
• Tıbbî teşhis,
• Tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi,
• Sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi.

       8.3.Kişisel Veri Sahibinin Aydınlatılması

BETAV, KVK Kanunu’nun 10. Maddesine ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ’e uygun olarak, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında veri sahiplerinin bilgilendirilmesini sağlamak için gerekli süreçleri yürütmektedir. Aydınlatma yükümlülüğü çerçevesinde veri sahiplerine iletilmesi gereken bilgiler şunlardır:

• Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği,
• Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
• İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
• Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi,
• İlgili kişinin hakları

9. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRESİ

BETAV tarafından KVKK ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak elde edilen kişisel verilerin saklama sürelerinin tespiti için;

• Mevzuatta söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak bir süre öngörülmüş ise bu süreye riayet edilir.
• Mevzuatta bir süre belirlenmemiş ise kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanmaktadır.

Kişisel veriler belirlenen saklama sürelerinin sonunda periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak ve belirlenen imha yöntemleri (silme ve/veya yok etme ve/veya anonimleştirme) ile imha edilmektedir.

10. KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİMLEŞTİRİLMESİ

BETAV tarafından KVKK ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak elde edilen kişisel veriler Kanun ve Yönetmelik’te sayılan kişisel  veri  işleme  amaçlarının  ortadan  kalkması  halinde BETAV tarafından re’sen veya İlgili Kişinin başvurusu üzerine yine Kanun ve ilgili  mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen teknikler ile imha edilecektir.

a.Kişisel Verilerin Silinmesi

BETAV tarafından KVKK ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak elde edilen kişisel veriler, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel verileri silebilir. Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Vakfımız tarafından, silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için gerekli her türlü teknik ve idari tedbirler alınacaktır.

Kişisel verilerin silinmesi işleminde izlenmesi gereken süreç şu şekildedir;

• Silme işlemine konu teşkil edecek kişisel verilerin belirlenmesi.
• Erişim yetki ve kontrol matrisi ya da benzer bir sistem kullanarak her bir kişisel veri için ilgili kullanıcıların tespit edilmesi.
• İlgili kullanıcıların erişim, geri getirme, tekrar kullanma gibi yetkilerinin ve yöntemlerinin tespit edilmesi, kapatılması ve ortadan kaldırılması

Kişisel verilerin silinme yöntemleri ise şu şekildedir;

• Basılı dokümanlarda bulunan kişisel veriler karartma yöntemi ile silinmelidir. Karartma işlemi, ilgili evrak üzerindeki kişisel verilerin, mümkün olan durumlarda kesilmesi, mümkün olmayan durumlarda ise geri döndürülemeyecek ve  teknolojik  çözümlerle  okunamayacak  şekilde  sabit mürekkep kullanılarak ilgili kullanıcılara görünmez hale getirilmesi şeklinde yapılır.
• Merkezi Sunucuda Yer Alan Ofis Dosyalarının işletim sistemindeki silme komutu ile silinir veya dosya ya da dosyanın bulunduğu dizin üzerinde ilgili kullanıcının erişim hakları kaldırılır.
• Taşınabilir  (harici)  disk üzerinde bulunan kişisel veriler, şifreli olarak saklanmalı ve disk özelliğine uygun yazılımlar kullanılarak silinir.
• Veri Tabanları Üzerinde Bulunan Kişisel Veriler, kişisel verilerin bulunduğu ilgili satırlar veri tabanı komutları ile (DELETE vb.) silinir.

b.Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

BETAV tarafından KVKK ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak elde edilen kişisel veriler, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel veriler yok edilebilir. Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Veri sorumlusu, kişisel verilerin yok edilmesiyle ilgili gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almakla yükümlüdür.

1)Yerel Sistemler Üzerindeki Kişisel Veriler için Kişisel verilerin yok edilmesi yöntemleri şu şekildedir;

• De-manyetize Etme: Manyetik medyanın özel bir cihazdan geçirilerek yüksek değerde manyetik alana maruz bırakılması ile üzerindeki verilerin okunamaz biçimde bozulması yöntemidir.
• Fiziksel Yok Etme: Optik medya ve manyetik medyanın eritilmesi, yakılması, toz haline getirilmesi veya metal öğütücüden geçirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. De-manyetize edilemeyen cihazlar için fiziksel yok etme işlemleri uygulanmalıdır.
• Üzerine Yazma: Üzerine yazma yöntemi, özel yazılımlar aracılığı ile manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerinden en az yedi kez 0 ve 1’lerden oluşan rastgele veriler yazılarak eski verinin okunabilmesi ve kurtarılabilmesini imkânsızlaştıran veri yok etme yöntemidir

2)Çevresel Sistemler Üzerindeki Kişisel Veriler için Kişisel verilerin yok edilmesi yöntemleri şu şekildedir;

• Ağ cihazları (switch, router vb.): Söz  konusu  cihazların  silme  komutları  vardır  ama  yok  etme  özelliği  bulunmamaktadır. Yerel Sistemler Üzerindeki Kişisel Veriler için Kişisel Verilerin Yok Edilmesi Yöntemlerinden uygun olanların bir ya da birkaçı kullanılarak yok edilmesi gerekir.
• Flash tabanlı diskler: Flash  tabanlı  sabit  disklerin  ATA  (SATA,  PATA,  vb.),  SCSI  (  SCSI  Express  vb.)  ara yüzüne  sahip  olanları,  destekleniyorsa  <block  erase>  komutunu  kullanarak, desteklenmiyorsa  üreticinin  önerdiği  yöntem  ya  da  Yerel Sistemler Üzerindeki Kişisel Veriler için Kişisel Verilerin Yok Edilmesi Yöntemlerinden uygun olanların bir ya da birkaçının kullanılarak yok edilmesi gerekir.
• Manyetik bant ve manyetik disk üniteleri: Manyetik bantları ve manyetik disk ünitelerini güçlü manyetik ortamlara maruz bırakıp de-manyetize ederek ya da yakma, eritme gibi fiziksel yok etme yöntemleriyle yok etmek gerekir.
• Mobil telefonlar (Sim kart ve sabit hafıza alanları): Mobil  telefonlardaki  sabit  hafıza  alanlarının  Yerel Sistemler Üzerindeki Kişisel Veriler için Kişisel Verilerin Yok Edilmesi Yöntemleri’nde  belirtilen  uygun  yöntemleri kullanarak yok edilmesi gerekir.
• Optik diskler (CD, DVD vb.):  Optik disklerin yakma, küçük parçalara ayırma, eritme gibi fiziksel yok etme yöntemleri ile yok edilmesi gerekir.
• Veri kayıt ortamı çıkartılabilir olan yazıcı, parmak izli kapı geçiş sistemi gibi çevre birimleri: Tüm veri kayıt ortamlarının söküldüğü doğrulanarak Yerel Sistemler Üzerindeki Kişisel Veriler için Kişisel Verilerin Yok Edilmesi Yöntemleri’nde belirtilen uygun yöntemlerin kullanılıp yok edilmesi gerekir.
• Veri kayıt ortamı sabit olan yazıcı, parmak izli kapı geçiş sistemi gibi çevre birimleri: Söz  konusu  sistemler  için  Yerel Sistemler Üzerindeki Kişisel Veriler için Kişisel Verilerin Yok Edilmesi Yöntemleri’nde  belirtilen  uygun  yöntemler  kullanılarak  yok  edilme işlemi gerçekleştirilmelidir.

3)Kâğıt ve Mikrofiş Ortamlarındaki Kişisel Veriler için Kişisel verilerin yok edilmesi yöntemi şu şekildedir;

Kalıcı ve fiziksel ortam üzerine yazılı olan kişisel verilerin yok edilmesi için ortamın kâğıt imha veya  kırpma  makineleri  ile  anlaşılmaz  boyutta,  mümkünse  yatay  ve  dikey  olarak,  geri birleştirilemeyecek şekilde küçük parçalara bölünmesi gerekir.

4)Bulut Ortamındaki Kişisel Veriler için Kişisel verilerin yok edilmesi yöntemi şu şekildedir;

Söz konusu sistemlerde yer alan kişisel verilerin depolanması ve kullanımı sırasında, kriptografik yöntemlerle şifrelenmesi ve kişisel veriler için mümkün olan yerlerde, özellikle hizmet alınan her bir bulut çözümü için ayrı ayrı şifreleme anahtarları kullanılması gerekmektedir. Bulut bilişim hizmet ilişkisi sona erdiğinde; kişisel verileri kullanılır hale getirmek için gerekli şifreleme anahtarlarının tüm kopyalarının yok edilmesi gerekir.

Yukarıdaki ortamlara ek olarak arızalanan ya da bakıma gönderilen cihazlarda yer alan kişisel verilerin yok edilmesi işlemleri ise aşağıdaki şekilde gerçekleştirilir:

• • İlgili cihazların bakım, onarım işlemi için üretici, satıcı, servis gibi üçüncü kurumlara aktarılmadan önce içinde yer alan kişisel verilerin Yerel Sistemler Üzerindeki Kişisel Veriler için Kişisel Verilerin Yok Edilmesi Yöntemleri’nde belirtilen uygun yöntemlerin bir ya da birkaçı kullanılmak suretiyle yok edilmesi,
  • Yok etmenin mümkün ya da uygun olmadığı durumlarda, veri saklama ortamının sökülerek saklanması, arızalı diğer parçaların üretici, satıcı, servis gibi üçüncü kurumlara gönderilmesi,
  • Dışarıdan bakım, onarım gibi amaçlarla gelen personelin, kişisel verileri kopyalayarak kurum dışına çıkartmasının engellenmesi için gerekli önlemlerin alınması gerekir.

c.Kişisel Verilerin Anonimleştirilmesi

Anonim hale getirme işlemi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Vakfımız, kişisel verilerin anonim hale getirilmesi için gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

Kişisel Verilerin Anonimleştirilmesi yöntemleri şu şekildedir;

a)Değer Düzensizliği Sağlamayan Anonim Hale Getirme Yöntemleri

Değer düzensizliği sağlamayan anonim hale getirme yöntemleri, saklanmakta olan kişisel verilerde bir değişiklik veya ekleme/çıkarma yapılmaksızın; herhangi bir kişisel veri grubunun genelleme, birbiri ile yer değiştirme veya gruptan belirli bir veri veya alt veri grubunun çıkarılması ile uygulanan anonimleştirme yöntemleridir.

• Değişkenleri Çıkartma: Değişkenlerden birinin veya birkaçının tablodan  bütünüyle  silinerek  çıkartılmasıyla sağlanan  bir  anonim  hale  getirme  yöntemidir.  Bu yöntem değişkenin yüksek dereceli  bir tanımlayıcı  olması,  daha  uygun  bir  çözümün  var  olmaması,  değişkenin  hassas  bir  veri olması gibi sebeplerle kullanılabilir.
• Kayıtları Çıkartma: Bu yöntemde ise veri kümesinde yer alan tekillik ihtiva eden bir satırın çıkartılması ile anonimlik kuvvetlendirilir ve veri kümesine dair varsayımlar üretebilme ihtimali düşürülür. Genellikle çıkartılan kayıtlar diğer kayıtlarla ortak bir değer taşımayan ve veri kümesine dair fikri olan kişilerin kolayca tahmin yürütebileceği kayıtlardır.
• Bölgesel Gizleme: Belli  bir  kayda  ait  değerlerin  yarattığı  kombinasyon  çok  az  görünebilir  bir  durum yaratıyorsa  ve  bu  durum  o  kişinin  ilgili  toplulukta  ayırt  edilebilir  hale  gelmesine  sebep olacaksa istisnai durumu yaratan değer “bilinmiyor” olarak değiştirilir.
• Genelleştirme: İlgili kişisel veriyi özel bir değerden daha genel bir değere çevirme işlemidir. Kümülatif raporlar üretirken ve toplam rakamlar üzerinden yürütülen operasyonlarda en çok kullanılan yöntemdir.
• Alt ve Üst Sınır Kodlama: Alt ve üst  sınır  kodlama  yöntemi  belli  bir  değişken  için  bir  kategori  tanımlayarak  bu kategorinin yarattığı gruplama içinde kalan değerlerin birleştirilmesiyle anonim hale getirilmesidir.
• Global Kodlama: Veri  türetme  yöntemi  ile  kişisel  verinin  içeriğinden  daha  genel  bir  içerik oluşturulmakta  ve  kişisel  verinin  herhangi  bir  kişiyle  ilişkilendirilemeyecek  hale  getirilmesi sağlanmaktadır. Örneğin; doğum tarihleri yerine yaşların belirtilmesi; açık adres yerine ikamet edilen bölgenin belirtilmesi.
• Örnekleme: Örnekleme yönteminde bütün veri kümesi yerine, kümeden alınan bir alt küme paylaşılır. Böylelikle  bütün  veri  kümesinin  içinde  yer  aldığı  bilinen  bir  kişinin  açıklanan  ya  da paylaşılan  örnek  alt  küme  içinde  yer  alıp  almadığı  bilinmediği  için  kişilere  dair  isabetli tahmin üretme riski düşürülmüş olur.

b)Değer Düzensizliği Sağlayan Anonim Hale Getirme Yöntemleri

Değer  düzensizliği  sağlayan  yöntemlerle  mevcut  değerler  değiştirilerek  veri  kümesinin değerlerinde  bozulma  yaratılır.  Veri  kümesindeki  değerler  değişiyor  olsa  bile  toplam istatistiklerin bozulmaması sağlanarak hala veriden fayda sağlanmaya devam edilebilir.

• Mikro Birleştirme: Bu yöntem ile veri kümesindeki bütün kayıtlar öncelikle anlamlı bir sıraya göre dizilip sonrasında bütün küme belirli bir sayıda alt kümelere ayrılır. Daha sonra her alt kümenin belirlenen değişkene ait değerinin ortalaması alınarak alt kümenin o değişkenine ait değeri ortalama değer ile değiştirilir. Böylece o değişkenin tüm veri kümesi için geçerli olan ortalama değeri de değişmeyecektir.
• Veri Değiş Tokuşu: Veri değiş tokuşu yöntemi, kayıtlar içinden seçilen çiftlerin arasındaki bir değişken alt kümeye ait değerlerin değiş tokuş edilmesiyle elde edilen kayıt değişiklikleridir. Bu yöntem temel olarak kategorize edilebilen değişkenler için kullanılmaktadır. Değişkenlerin değerlerini bireylere ait kayıtlar arasında değiştirerek veri tabanının dönüştürülmektedir.
• Gürültü Ekleme:Bu yöntem ile seçilen bir değişkende belirlenen ölçüde bozulmalar sağlamak için ekleme ve çıkarmalar yapılır. Sapma her değere eşit ölçüde uygulanır.

c)Anonim Hale Getirmeyi Kuvvetlendirici İstatistik Yöntemler

Anonim  hale  getirilmiş  veri  kümelerinde  kayıtlardaki  bazı  değerlerin  tekil  senaryolarla  bir  araya  gelmesi sonucunda,  kayıtlardaki  kişilerin  kimliklerinin  tespit  edilmesi  veya  Kişisel  Verilerine  dair  varsayımların türetilebilmesi ihtimali ortaya çıkabilmektedir. Bu sebeple anonim hale getirilmiş veri kümelerinde çeşitli istatistiksel yöntemler kullanılarak veri kümesi içindeki kayıtların tekilliğini minimuma indirerek anonimlik güçlendirilebilmektedir.

• Anonimlik: Anonimlik,  bir  veri  kümesindeki  belirli  alanlarla,  birden  fazla  kişinin  tanımlanmasını  sağlayarak,  belli kombinasyonlarda tekil özellikler gösteren kişilere özgü bilgilerin açığa çıkmasını engellemek için geliştirilmiştir.
• Çeşitlilik: Anonimliğin  eksikleri  üzerinden  yürütülen  çalışmalar  ile  oluşan  çeşitlilik  yöntemi  aynı  değişken  kombinasyonlarına denk gelen hassas değişkenlerin oluşturduğu çeşitliliği dikkate almaktadır.
• Yakınlık: Kişisel  Verilerin,  değerlerin  kendi  içlerinde  birbirlerine  yakınlık  derecelerinin  hesaplanması  ve  veri kümesinin  bu  yakınlık  derecelerine  göre  alt  sınıflara  ayrılarak  anonim  hale  getirilmesi  sürecine  yakınlık yöntemi denmektedir.

11. KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI VE BU HAKLARIN KULLANILMASI

11.1.Kişisel Veri Sahiplerinin Hakları

Kişisel veri sahipleri aşağıda belirtilen haklara sahiptirler;

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

11.2.Kişisel Veri Sahiplerinin Haklarını Kullanması

Veri sahiplerinin KVK Kanunu’nun 13’üncü maddesinin 1’inci fıkrası gereğince yukarıda belirtilen haklarını kullanmakla ilgili taleplerini, aşağıdaki yöntemlerle Vakfımıza iletmesi gerekli ve yeterlidir;

• www……………com. adresinde bulunan formun doldurulup ıslak imzalı olarak imzalandıktan sonra BETAV ……… adresine şahsen iletilmesi
• www………….com. adresinde bulunan formun doldurulup ıslak imzalı olarak imzalandıktan sonra BETAV …….adresine noter vasıtası ile gönderilmesi
• www……………com adresinde bulunan başvuru formunun doldurulup 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamındaki “güvenli elektronik imza”nızla imzalandıktan sonra güvenli elektronik imzalı formun ……….kep  adresine kayıtlı elektronik posta ile gönderilmesi.

Kişisel veri sahipleri adına üçüncü kişiler tarafından talepte bulunulması mümkün değildir. Kişisel veri sahibinin kendisi dışında bir kişinin talepte bulunması için konuya ilişkin olarak kişisel veri sahibi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına düzenlenmiş özel vekâletname aslı ibraz edilmelidir.

Kişisel veri sahibi olarak sahip olduğunuz ve yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için yapacağınız ve kullanmayı talep ettiğiniz hakka ilişkin açıklamalarınızı içeren başvuruda; talep ettiğiniz hususun açık ve anlaşılır olması, talep ettiğiniz konunun şahsınız ile ilgili olması veya başkası adına hareket ediyor iseniz bu konuda özel olarak yetkili olmanız ve yetkinizi belgelendirilmesi, başvurunun kimlik ve adres bilgilerini içermesi ve başvuruya kimliğinizi tevsik edici belgelerin eklenmesi gerekmektedir.

Söz konusu başvurular ücretsizdir. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.

12. BİTLİS EĞİTİM VE TANITMA VAKFI’NIN BAŞVURULARA CEVAP VERMESİ

12.1. BETAV’ın Başvurulara Cevap Verme Süresi Ve Usulü

Kişisel veri sahibinin, bu bölümün 12.2. başlıklı kısmında yer alan usule uygun olarak talebini Vakfımıza iletmesi durumunda Vakfımız talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ilgili talebi sonuçlandıracaktır.

İlgili kişi tarafından yapılan talepler veri sorumlusu temsilcisi tarafından kabul veya gerekçesi açıklanarak reddedilir ve yazılı veya elektronik ortamda cevap bildirilir. Başvurunun kabul edilmesi halinde BETAV tarafından gereği yerine getirilir ve BETAV’ın hatasından kaynaklanması halinde alınan ücret ilgili kişiye iade edilir.

Kişisel verilerinin işlenmesi/ değiştirilmesi/ silinmesi talebine ilişkin bazı durumlarda hukuki yükümlülüklerden dolayı veya KVKK’nın 5. ve 6. maddeleri uyarınca belirlenmiş diğer nedenler doğrultusunda talebe olumlu yanıt verilmemektedir. Bu durumda verilecek ret cevabında sebepleri ayrıntılı bir şekilde gerekçelendirilerek hukuki dayanağı bildirilecektir.

Başvurunun BETAV tarafından reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi hallerinde; ilgili kişinin cevabı öğrendiği tarihten itibaren 30 gün ve her durumda başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kurul’a şikâyette bulunma hakkı bulunmaktadır.

12.2. BETAV’ın Başvuruda Bulunan Kişisel Veri Sahibinden Talep Edebileceği Bilgiler

BETAV başvuruda bulunan kişinin kişisel veri sahibi olup olmadığını tespit etmek adına ilgili kişiden bilgi talep edebilir. Vakfımız kişisel veri sahibinin başvurusunda yer alan hususları netleştirmek için, kişisel veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.

12.3. BETAV’ın Kişisel Veri Sahibinin Başvurusunu Reddetme Hakkı

Vakfımız aşağıda yer alan hallerde başvuruda bulunan kişinin başvurusunu, gerekçesini açıklayarak reddedebilir;

• Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.
• Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.
• Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.
• Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.
• Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.
• Kişisel veri sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.
• Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.
• Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.
• Kişisel veri sahibinin talebinin diğer kişilerin hak ve özgürlüklerini engelleme ihtimali olması
• Orantısız çaba gerektiren taleplerde bulunulmuş olması.
• Talep edilen bilginin kamuya açık bir bilgi olması.

13.KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENDİĞİ ÖZEL DURUMLAR

13.1. Bina, Tesis Girişleri ile Bina Tesis İçerisinde Yapılan Kişisel Veri İşleme Faaliyetleri İle İnternet Sitesi Ziyaretçileri

Vakfımız güvenliğin sağlanması amacıyla, binalarında ve tesislerinde güvenlik kamerasıyla izleme faaliyeti ile misafir giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetlerinde bulunulmaktadır.

13.2. Bina, Tesis Girişlerinde ve İçerisinde Yürütülen Kamera ile İzleme Faaliyetleri

Vakfımız, bina ve tesislerinde güvenliğin sağlanması amacıyla Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun ve ilgili mevzuata uygun olarak kamera ile izleme faaliyeti yürütülmektedir.

BETAV, bina ve tesislerinde güvenliğin sağlanması amacıyla, yürürlükte bulunan ilgili mevzuatta öngörülen amaçlarla ve Kanun’da sayılan kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak güvenlik kamerası izleme faaliyetinde bulunmaktadır. Vakfımız tarafından Kanun’un 10. maddesine uygun olarak, kamera ile izleme faaliyetine ilişkin birden fazla yöntem ile kişisel veri sahibi aydınlatılmaktadır. Ayrıca, BETAV, Kanun’un 4. maddesine uygun olarak, kişisel verileri işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde işlemektedir.

BETAV tarafından video kamera ile izleme faaliyetinin sürdürülmesindeki amaç işbu Politika’da sayılan amaçlarla sınırlıdır. Bu doğrultuda, güvenlik kameralarının izleme alanları, sayısı ve ne zaman izleme yapılacağı, güvenlik amacına ulaşmak için yeterli ve bu amaçla sınırlı olarak uygulamaya alınmaktadır. Kişinin mahremiyetini güvenlik amaçlarını aşan şekilde müdahale sonucu doğurabilecek alanlarda (örneğin, tuvaletler) izlemeye tabi tutulmamaktadır. Canlı kamera görüntüleri ile dijital ortamda kaydedilen ve muhafaza edilen kayıtlara yalnızca sınırlı sayıda BETAV çalışanının erişimi bulunmaktadır.

KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, kamera ile izleme faaliyeti sonucunda elde edilen kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için gerekli teknik ve idari tedbirler alınmaktadır.

13.3. Bina, Tesis Girişlerinde ve İçerisinde Yürütülen Misafir Giriş Çıkışlarının Takibi

BETAV tarafından, güvenliğin sağlanması ve işbu Politika’da belirtilen amaçlarla, binalarında ve tesislerinde misafir giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmaktadır. Misafir olarak Vakıf binalarına gelen kişilerin isim ve soyadları elde edilirken ya da Vakfımız nezdinde asılan ya da diğer şekillerde misafirlerin erişimine sunulan metinler aracılığıyla söz konusu kişisel veri sahipleri bu kapsamda aydınlatılmaktadırlar. Misafir giriş-çıkış takibi yapılması amacıyla elde edilen veriler yalnızca bu amaçla işlenmekte ve ilgili kişisel veriler fiziki ortamda veri kayıt sistemine kaydedilmektedir.

14. BİTLİS EĞİTİM VE TANITMA VAKFI, KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ SÜREÇLERİ KOORDİNASYONU

Vakfımız tarafından  KVK  Kanunu  düzenlemelerine  uygun  hareket  edilmesinin ve Kişisel  Verilerin  Korunması  ve  İşlenmesi Standardı’nın yürürlüğünün  sağlanması amacıyla yönetim yapısı kurulmuştur.

Vakfımız bünyesinde  işbu Politika ve  bu Politika’a bağlı  ve  ilişkili  diğer Politikaları yönetmek  üzere  Vakıf  üst  yönetiminin  kararı  gereğince  Kişisel  Verilerin  Korunması

Komitesi (“Komite”) kurulmuştur.

Bu Komite’nin görevleri şu şekildedir;

• Kişisel  verilerin  korunması  ve  işlenmesi  ile  ilgili  temel Politikaları  ve gerektiğinde değişiklikleri hazırlamak ve yürürlüğe koymak ve üst yönetiminin onayına sunmak,
• Vakfımızın kişisel veri işleme faaliyetlerinde oluşabilecek riskleri tespit ederek gerekli önlemlerin alınmasını temin etmek; iyileştirme önerilerini üst yönetimin onayına sunmak,
• Kişisel verilerin korunması ve Politikaların uygulanması ve yayılımı konusunda, kişisel veri sahiplerinin  kişisel  veri  işleme  faaliyetleri  ve  kanuni  hakları konusunda bilgilendirilmelerini sağlamak,
• Kişisel veri sahiplerinin başvurularını en üst düzeyde karara bağlamak üzere Üst yönetime iletmek,
• Vakıf  üst  yönetiminin  kişisel  verilerin  korunması  konusunda vereceği diğer görevleri icra etmek.
• Kurum tarafından veri sorumlusuna yöneltilen talepleri veri sorumlusuna iletme, veri sorumlusundan gelecek cevabı Kuruma iletme,
•  Veri sorumlusu adına Sicile ilişkin iş ve işlemleri yapma.
• Vakıfın veri işleme, koruma, imha politikalarını gözden geçirme ve denetleme,
• Veri ihlali halinde gerekli tedbirler ile kanuni bildirim yükümlülüklerinin yerine getirilmesini sağlamak

EK-1. KİŞİSEL VERİ İŞLEME AMAÇLARI

• • Bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması, denetimi ve icrası
  • Bilgi teknolojileri alt yapısının oluşturulması ve yönetilmesi
  • Çalışanların kullanıcı bilgiye erişim yetkilerinin planlanması ve icrası
  • Finans ve/veya muhasebe işlerinin takibi
  • Hukuk işlerinin takibi
  • İş faaliyetlerinin etkinlik/verimlilik ve/veya yerindelik analizlerinin gerçekleştirilmesi faaliyetlerinin planlanması ve/veya icrası
  • İş faaliyetlerinin planlanması ve icrası
  • E-Bursum’un bilgiye erişim yetkilerinin planlanması ve icrası
  • İş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin planlanması ve/veya icrası
  • Kurumsal iletişim faaliyetlerinin planlanması ve icrası
  • Öğrenci/Veli ilişkileri yönetimi süreçlerinin planlanması ve icrası
  • Öğrenci/Veli memnuniyeti aktivitelerinin planlanması ve/veya icrası
  • Öğrenci/Veli talep ve/veya şikayetlerinin takibi
  • Denetim faaliyetlerinin planlanması ve icrası
  • Vakıf faaliyetlerinin vakıf prosedürleri ve/veya ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesinin temini için gerekli operasyonel faaliyetlerinin planlanması ve icrası
  • Vakıf operasyonlarının güvenliğinin temini
  • Vakfın sunduğu ürün veya hizmetlerden en yüksek faydanın elde edilmesi için ilgili süreçlerin planlanması ve icrası
  • Sözleşme süreçlerinin ve/veya hukuki taleplerin takibi
  • Stratejik planlama faaliyetlerinin icrası
  • Verilerin doğru ve güncel olmasının sağlanması
  • Yetkili kuruluşlara mevzuattan kaynaklı bilgi verilmesi

EK-2. KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİ

EK-3. KİŞİSEL VERİ KATEGORİLERİ

EK-4. ŞİRKETİMİZ TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILDIĞI ÜÇÜNCÜ KİŞİLER VE AKTARILMA AMAÇLARI

Vakfımız, veri sahiplerinin kişisel verilerini, 6698 sayılı KVK Kanunu’nun 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme  şartları  kapsamında  ve  işbu Politika’da belirtilmiş  amaçlarla  sınırlı  olarak,  KVK  Kanunu’nun  8.  ve  9. maddelerine uygun olmak suretiyle 3. kişi ve kurumlara aktarabilecektir.

Aktarımda bulunulan kişilerin kapsamı ve veri aktarım amaçları aşağıda belirtilmektedir. Bu kişi ve Kurumlar;

a-   Ekined Eğitim Bilişim Danışmanlık İç ve Dış Ticaret Sanayi Limited Şirketi (“E-Bursum.com”)

b-   Gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişileri

c-  Hukuken bilgi almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşları,

EK-5 VERİ KONUSU KİŞİ GRUPLARI İLE BU KİŞİLERE AİT VERİ KATEGORİLERİNİN İLİŞKİLENDİRİLMESİ